Wann benötigt ein Unternehmen einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten?

Die Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten ist in § 4f des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) geregelt.

Gesetzestext § 4f, Abs.1

Öffentliche und nicht öffentliche Stellen, die personenbezogene Daten automatisiert erheben, verarbeiten oder nutzen und damit mehr als 20 Arbeitnehmer (zu der Zahl der Arbeitnehmer zählen dabei auch Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leihpersonal) regelmässig beschäftigen, haben einen Beauftragten für den Datenschutz schriftlich zu bestellen. Soweit nicht öffentliche Stellen automatisierte Verarbeitungen vornehmen die einer Vorabkontrolle unterliegen, haben sie unabhängig von der Anzahl der Arbeitnehmer einen Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen.

Erläuterungen

In relativ verwickelter Weise legt der Absatz 1 fest,  unter welchen Voraussetzungen ein         Beauftragter für den Datenschutz zu bestellen ist.

Folgende Kategorien werden berücksichtigt:                                                                    Eigenschaft als öffentliche / nicht öffentliche Stelle                                                     Automatisierte / nicht automatisierte Verarbeitung                                                                   Anzahl der Beschäftigten                                                                                                              Notwendigkeit der Vorabkontrolle

In der Praxis kommt es auf die teils noch kombinierten Kategorien nicht an. Daten werden heute in der Regel automatisiert verarbeitet.

Jetzt kommt noch die Anzahl der Beschäftigten zum tragen. Meist ist es auch so, dass kleinere nicht öffentliche  Stellen Personaldaten automatisiert verarbeiten. Personaldaten enthalten sensitive Daten gemäss § 3 Abs. 9, damit besteht die Pflicht zur Vorabkontrolle und es kommt bei der Notwendigkeit der Bestellung nicht mehr auf die Anzahl der Beschäftigten an.

Als Faustregel kann also gesagt werden:

Jede nicht öffentliche Stelle hat einen Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen, wenn sie personenbezogene Daten verarbeitet und sich diese Verarbeitung auch auf Personaldaten erstreckt. Wer die Pflicht zur Bestellung eines Beauftragten für den Datenschutz verletzt, begeht eine Ordnungswidrigkeit gemäss § 34 Abs. 1 Nr.2 BDSG.                                                                    Dies kann eine Geldbusse bis 250.000 € nach sich ziehen

Wie ist der Datenschutzbeauftragte zu bestellen?                                                                 Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist spätestens innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit schriftlich zu bestellen, wobei auch Aufgabe und organisatorische Stellung zu konkretisieren sind.